Meldestellen nach dem Hinweisgeber-schutzgesetz (HinSchG)

Nach § 12 des „Gesetzes für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen“ (Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG) sind Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 50 Mitarbeitern verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten und zu betreiben, an die sich Beschäftigte wenden können. Damit wird die sog. EU-Whistleblower-Richtlinie in deutsches Recht umgesetzt.

Die Funktion der Meldestelle kann auch durch unabhängige (externe) Compliance-Beauftragte wahrgenommen werden, die durch ihre Persönlichkeit , ihre Erfahrung und ihr Auftreten glaubwürdig und nachhaltig den Anspruch Ihres Unternehmens vermitteln, das innerbetriebliche und geschäftliche Verhalten Ihrer Führungskräfte und Mitarbeiter selbstkritisch wahrzunehmen sowie auf etwaige Missstände und Verstöße zeitnah und angemessen zu reagieren.

Zielsetzung

Ziel der internen Meldestelle ist es, Hinweise, Beschwerden und Vorschläge von Hinweisgebern entgegenzunehmen, um eine etwaige Aufklärung von Fehlverhalten, die Weiterentwicklung der operativen Prozesse und die Konformität mit den rechtlichen Anforderungen sicherzustellen. Die persönlichen Daten des Hinweisgebers sind dabei zu schützen, so dass kein Hinweisgeber Sanktionen oder andere Nachteile wegen der von ihm nach bester Überzeugung gegeben Informationen befürchten muss. Dies stellt sicher, dass die Compliance-Beauftragten jedem Hinweis unvoreingenommen und vertraulich nachgehen können. Damit tragen sie zur Nachhaltigkeit der Meldestelle bei.

Gleichzeitig prüfen wir als Compliance-Beauftragte die Wirksamkeit Ihres ggf. bestehenden Compliance-Management-Systems (CMS) und erarbeiten Vorschläge für erforderliche Anpassungen und Implementierungen.

Aufgaben als Compliance-Beauftragte und interne Meldestelle / Verschwiegenheitsverpflichtung

Als Compliance-Beauftragte unterstützen wir Sie umfassend, insbesondere bei:

• Umsetzung der Anforderungen nach dem HinSchG
• Förderung der Compliance-Kultur in Ihrem Unternehmen
• Schulung Ihrer Mitarbeiter
• Erstellung von Mitarbeiterinformationen
• Fortentwicklung des CMS
• Beratung bei compliance-relevanten Sachverhalten

Im Fall von Hinweisen auf Compliance-Verstöße oder Verdachtsfälle nehmen wir die Hinweise vertraulich entgegen. Wir fungieren hierbei als neutrale, sichere Kommunikationsadresse, gleich ob bei einer persönlichen, telefonischen oder schriftlichen Kontaktaufnahme. Eigens für Sie richten wir hierfür eine E-Mail-Adresse ein, die unabhängig von der IT Ihres Unternehmens ist. Hierdurch ist sichergestellt, dass die Kommunikation mit dem Hinweisgeber ("Whistleblower") vollständig autark und geschützt ist.

Anhand der erhaltenen Hinweise klären wir den vom Hinweisgeber an uns herangetragenen Sachverhalt auf. Hierbei prüfen wir sowohl Plausibilität der Hinweise als auch die Glaubwürdigkeit der Person des Hinweisgebers. Soweit erforderlich, holen wir weitere Informationen beim Hinweisgeber ein.

Anschließend leiten wir die erhaltenen Hinweise zusammen mit unserer Einschätzung zur Plausibilität und Glaubwürdigkeit des Hinweisgebers sowie zur (vorläufigen) rechtlichen Bewertung in schriftlicher Form an Sie weiter und stimmen die weitere Vorgehensweise sowie ggf. zu veranlassende Folgemaßnahmen mit Ihnen ab. Wir halten zudem Kontakt mit dem Hinweisgeber, um - soweit erforderlich - weitere Auskünfte einzuholen oder ihn gemäß § 17 Abs. 2 HinSchG über Verlauf und Abschluss der internen Ermittlungen sowie ergriffener oder geplanter Folgemaßnahmen zu informieren.

Hierdurch erfüllen wir für Sie sämtliche Anforderungen nach dem HinSchG. Den vollständigen Gesetzestext finden Sie hier.

Weitere Dienstleistungen aus dem Bereich Compliance

Über unsere Anwaltssozietät KMR Rechtsanwälte PartGmbB stehen wir Ihnen darüber hinaus beratend und vertretend für weitere Angelegenheit aus dem Bereich Compliance zur Verfügung. Näheres  dazu finden Sie unter www.kmr-rechtsanwaelte.de/kompetenzen/compliance.